Você já chegou num culto e percebeu que ninguém sabia ligar o som porque só você conhecia o procedimento? Já perdeu arquivo importante porque estava tudo na cabeça de uma pessoa só? Já ficou esgotado porque toda tarefa, por menor que fosse, dependia exclusivamente de você?
Se respondeu sim para alguma dessas perguntas, esse episódio do Worship Backstage foi feito para você.
O problema que ninguém quer admitir
Existe um pensamento silencioso que habita a cabeça de muitos líderes de departamento na igreja, seja no ministério de louvor, na equipe de mídia, na sonoplastia, na projeção ou em qualquer outro setor. Esse pensamento é simples e devastador ao mesmo tempo: só eu sei fazer isso direito.
E enquanto esse pensamento existir, o departamento vai continuar dependendo de uma pessoa só, vai continuar repetindo os mesmos problemas toda semana e vai continuar esgotando quem está na liderança.
O pior é que a origem de quase todos esses problemas não é falta de pessoas dispostas a ajudar. É falta de organização e de processos claros.
Por que a gente ignora a organização
Identifico três razões principais para isso acontecer em tantos departamentos.
A primeira é achar que organização não vai fazer diferença. Parece coisa burocrática, coisa de empresa grande, coisa de gente chata. Mas quando as coisas estão organizadas, o fluxo de trabalho muda completamente. As pessoas sabem o que fazer, os imprevistos diminuem e o culto acontece com muito mais tranquilidade.
A segunda é esperar crescer para se organizar. A lógica costuma ser essa: quando tiver mais gente, quando o departamento for maior, aí a gente organiza. Só que é exatamente o contrário. Quanto mais cedo você cria processos, menos dor de cabeça você acumula no caminho.
A terceira é acreditar que o que você faz não dá para padronizar. Todo mundo acha que o seu trabalho é único demais, específico demais, complicado demais para virar um processo. Mas existe organização possível para absolutamente qualquer departamento, em qualquer tamanho de congregação.
O que acontece quando não existe processo
Sem um processo claro, as mesmas situações se repetem infinitamente. Equipamento ligado na ordem errada e danificado. Arquivo perdido porque estava só no celular de alguém. Foto não postada no prazo porque ninguém sabia qual era o prazo. Live que caiu porque ninguém sabia o procedimento de backup.
E tem um problema ainda mais sutil: as pessoas que poderiam te ajudar deixam de tentar. Quando alguém tenta colaborar, erra porque não existe um passo a passo para seguir, leva uma resposta seca de quem está no controle e nunca mais se oferece. Você perde um colaborador em potencial porque não havia processo nenhum para orientar ele.
O que é um processo na prática
Não precisa ser nada complicado. Um processo é simplesmente uma sequência clara de passos que qualquer pessoa pode seguir e obter o mesmo resultado.
Ligar o sistema de som da igreja tem um processo. Preparar as câmeras antes do culto tem um processo. Organizar os microfones, carregar as baterias, subir as fotos para o servidor, desligar os equipamentos ao final do culto. Tudo isso é processo. E tudo isso pode ser ensinado, escrito, passado para outra pessoa.
Quando você documenta esses processos, algo interessante acontece: pessoas que ainda não estão prontas para executar a tarefa principal podem começar a ajudar nas etapas preparatórias. Aquele irmão que ainda não está apto para operar o som pode chegar mais cedo, organizar os microfones, colocar as baterias para carregar e deixar tudo pronto para quando o operador chegar. Ele aprende observando, vai ganhando confiança e com o tempo está pronto para assumir mais responsabilidade.
Parar de fechar portas para quem ainda não está pronto
Esse foi um dos pontos mais importantes do episódio. Existe uma tendência muito comum nos departamentos de só aceitar quem já chegou pronto, com todo o conhecimento necessário, sem precisar de treinamento nenhum.
O resultado é um grupo pequeno e fechado, onde as mesmas pessoas fazem tudo, ficam esgotadas e não conseguem crescer porque não há ninguém para delegar.
Jesus não escolheu os doze porque eles já sabiam tudo. Ele os chamou, conviveu com eles, ensinou no dia a dia e os preparou ao longo do tempo. A pessoa que chegou na sua audição sem estar pronta para tirar foto pode estar pronta para revisar uma legenda, organizar o equipamento, ajudar na limpeza das lentes, aprender o padrão visual da identidade da igreja. Com o tempo, ela vai estar pronta para muito mais.
Como começar hoje
O primeiro passo é simples: observe o que você faz mecanicamente, sem precisar pensar, e pergunte se outra pessoa poderia fazer o mesmo com as instruções certas.
Ligar as câmeras. Organizar os cabos. Preparar o data show. Distribuir os microfones. Essas são tarefas que parecem simples demais para virar processo, mas que quando não estão documentadas ficam presas só na sua cabeça.
Escreve o passo a passo. Ensina para alguém. Cobra o padrão. Dá tempo para a pessoa ganhar confiança. E aí começa a olhar para outros horizontes, porque você finalmente tem alguém que pode fazer o que só você fazia antes.
Quando você para de fazer tudo sozinho, você não enfraquece o departamento. Você o multiplica.
Muito bom! Ficou a dúvida: existe algum episódio anterior falando sobre como estruturar esse processo do zero? Para igrejas pequenas que ainda não têm nada formalizado, por onde começa?
Concordo com tudo, mas na prática é difícil criar processos quando o voluntariado é instável. As pessoas entram e saem com frequência e fica difícil manter o padrão. Alguém passou por isso e conseguiu resolver?
A parte dos processos me pegou. A gente perdeu um arquivo de projeção inteiro uma vez porque estava só no notebook de um irmão que viajou. Depois disso criamos uma pasta compartilhada, mas nunca formalizamos como processo de verdade. Hora de mudar isso.
Fiquei pensando no ponto sobre aceitar quem ainda não está pronto. Como vocês fazem para definir o que uma pessoa precisa saber antes de estar apta para começar? Existe um critério mínimo ou é mais intuitivo?